Sagene samfunnshus

Bestilling og fakturering

Rutiner for bestilling, gjennomføring og fakturering av arrangement:

1. Reservering av lokalene
Informasjon om når lokalene er ledige, leiepriser og leiebetingelser for lokalene skal alltid være oppdatert og tilgjengelig på våre nettsider.

Vi ønsker at alle som vil leie lokaler bruker nettsidens skjema for utleieforespørsler, slik at vi enkelt kan reservere et lokale som passer.

Utleieforespørsler skal så snart som mulig besvares av samfunnshusets betjening, enten ved bekrefte at en foreløpig reservasjon med tidsbegrensning er lagt inn i våre kalendre, eller at ønsket lokale er opptatt/ikke egner seg til formålet.

2. Utfylling av utleiekontrakt
Alle arrangement på Sagene samfunnshus skal bekreftes med en skriftlig kontrakt. Kontrakt sendes normalt ut på epost til leietaker, som så må skrive ut, signere, skanne og sende tilbake på epost (alternativt pr post eller levert på kontor i kontortid) innen tidsbegrensningen.

Reservasjoner som ikke blir bekreftet med signert kontrakt blir automatisk slettet, slik at andre kan få tilgang til lokalene. Vi reserverer vanligvis lokalene i 14 dager, hvis ikke annet er avtalt.

Alle kontrakter blir lagret 10 år iht krav i regnskapsloven.

3. Priser for leie
Sagene samfunnshus har som kommunal tjeneste et inntjeningskrav, som setter rammene for våre priser. Leie av lokalene er ikke momsbelagt.

Det er differensierte priser for leie av lokaler til enkeltarrangementer, fordi det er politisk vedtak om å legge til rette for frivillig aktivitet. Vi etterspør derfor organisasjonsnummer, slik at registerte frivillige organisasjoner kan få rabatt. Vi oppfordrer alle frivillige organisasjoner å registrere seg i frivilligregisteret.

Ved mer fast leie av lokaler, minimum 6 ganger pr halvår, gis det også rabatter. Leietakerne kan da kvittere ut egen nøkkel, og har et mer omfattende ansvar for å gjøre rom klart for bruk, og rydde etter arrangementet. Frivillige organisasjoner som er faste leietakere får ytterligere rabatt iht politisk vedtak.

For å legge til rette for seminarer og konferanser på dagtid tilbyr også samfunnshuset egne seminarpakker, med samlet priser pr deltaker.

4. Servering
Vårt serveringstilbud leveres av Nazar café-bar, og vi har egen selskapsmeny. Normalt bestiller leietaker servering i forbindelse med tegning av kontrakt. Kafeen får da kopi av kontrakten med matbestillingen.

Det er ikke anledning til å ha med egen mat siden det kommer i konflikt med lover og forskrifter som regulerer drift av kafeen.

I menyen er det satt rammer for antallet som kan bestilles, slik at det skal være regningssvarende for kafeen å gi tilbudet.

5. Publisering og gjennomføring av arrangement
Åpne arrangementer kan publiseres på samfunnshusets nettsider. Leietaker må da lage en kort beskrivelse av arrangementet, helst med lenke til egne nettsider. Det er også mulig for leietaker å henge opp plakater ved inngangspartiet, eller legge ut annen informasjon i kafeen.

Skal leietakere bruke teknisk utstyr kreves det at en ansvarlig kontaktperson får opplæring eller kan sannsynliggjøre at de kan bruke utstyret riktig. Ved skader på teknisk utstyr vil leietakere bli holdt ansvarlig, og må dekke kostnadene.

Ved enkeltarrangementer er det samfunnshusets betjening som på dagtid åpner for og stenger rom for leietakerne, mens kafeens betjening gjør dette kveld og helg. Ved faste arrangementer skal leietaker åpne og lukke lokalet selv.

Alle leietakere har også ansvar for å rydde etter seg, se leiebetingelsene.

6. Fakturering
Når et arrangement (eller en serie) er over skal leietaker få faktura for leien av Oslo kommune. Fakturaer sendes normalt ut samlet en gang pr måned, med 14 dagers betalingsfrist.

Servering av mat er momsbelagt, og kan betales kontant eller med kort samme dag. Hvis ikke kan kafeen også sende ut egen faktura.

Det er ansvarlig kontaktperson som også står ansvarlig for at fakturaer blir betalt. Manglende/forsinket betaling kan medføre ekstra kostnader, og stenge muligheten for å kunne leie lokaler på Sagene samfunnshus.